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Excel(エクセル)講座

初心者が知っておくべきエクセルの基礎知識とは?

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  • エクセルの操作方法がいまいち分からない
  • 決まったエクセルファイルに入力しかしたことがない
  • ゼロからエクセルで文書をつくれない

などエクセル初心者の方は、エクセルでできることや、初心者におすすめの機能などを知っておくことで、

これからエクセル学習をする際にも、スムーズに操作方法を覚えられます。

 

ここではエクセル初心者が知っておくべき、エクセルの基本操作についてまとめました。これからエクセルを覚えたい!と思っている方に、参考になるはずです。

【事例別】具体的にエクセルはこんなことができるソフトです。

エクセル講座について

エクセルとは、マイクロソフト社が販売している表計算に特化したソフトウェアです。文字通り、何かの計算をすることに長けていますので、単純な計算だけではなくデータを読み込んでの計算もできます。算出された数字は並べ替えをすることもできますし、視覚的にわかりやすいようにグラフ化することも可能です。

基本的な機能としては、縦軸と横軸に数値と単語を書き込むためのスペースが存在し、それを埋めていくことでソフトウェア側が自動で計算してくれます。ビジネスの世界でも標準的に利用されているものであるため、どこの国でも有効に使えます。

 

具体的にどんなシーンでエクセルは活用できるの?

家計簿もエクセルで楽々管理!

たとえば、具体的に家庭の中で使いたい場合には家計簿などを作ることが可能です。特定の期間を設定して、そこで使われた費用と使った対象を縦と横のセルにそれぞれ記入していけば、自動で表計算を行うことが可能です。

 

各種帳票類の作成やプレゼン資料の作成にも
プレゼン用の資料作成にも使えるのがエクセルの魅力!ということが分かる写真

グラフで分かりやすい資料がつくれる。

また、スケジュール管理なども行えます。搭載されている機能が多いため、具体的な日付を決めて時間ごとに予定を書き込んでいくことができます。さらに、ビジネスでプレゼンテーションなどを行いたいときには商品のセールスポイントを主張することができます。どの時期までに結果を出せるかなども表計算で容易に算出できるのです。

 

 

初心者が覚えておくべきエクセルの機能・使い方3選

初心者がエクセルを使うときに絶対に覚えておくべき機能は3つです。

ポイント

  • 表作成の方法
  • 計算式で自動計算する方法
  • データからグラフを作成する機能

表作成の方法

エクセルで作成した表の画像

エクセルは表計算ソフトです。図表が入った文書作成にむいています。だからこそ、エクセルで表作成の方法を覚えておけば、会社業務で見積書・請求書の作成などを依頼されたときはもちろん、いままで使ってきたエクセルファイルをより効率よい表に修正できれば、重宝される人材になれます。

計算式などの他の機能も大事ですが、まずは表自体がしかっりと作れないと、他の機能をつかいこなせません。まずは表作成をしっかり覚えましょう!

 

計算式で自動計算する方法

少ない個数の足し算なら、関数を使わなくてもできる

エクセルとワードの大きな違いは、その計算機能の使いやすさです。エクセルは表計算ソフトのため、計算式をいれて文書をつくれば、自動的に計算を行ってくれます。

たとえば、見積書ならば金額、数量を入力するだけで、自動的に合計金額や消費税額をだせます。もう計算機で計算する必要はありません。

 

さらに関数をつかえば効率化に。

また、VLOOKUP関数など、別なエクセルの機能をつかえば、商品コードのみ入力するだけで、

  • 商品名
  • 単価

などが入力でき、より業務効率化につながるエクセルファイルを作成できます。

 

データからグラフを作成する機能

エクセルグラフでより分かりやすい資料をつくった場面の写真

エクセルのグラフ機能は、初心者でもつかえる簡単な機能です。

グラフがあるだけで、データが整理され、どんなことが伝えたいのか一目で分かるようになります。

 

 

さらにエクセルが便利になる初心者におすすめ!小技3つ

  1. 参照元のトレース:計算式が本当にあっているか確認できる機能
  2. 選択範囲に合わせる:列幅を自動で整える機能
  3. オートフィル:自動でデータ入力できる機能

 

参照元のトレースで計算間違いをチェック!

まず、経理書類や売り上げ管理などをしたいときに大切になる計算式の確認ができる機能です。ビジネス上で初めてエクセルを利用する場合には、打ち込んだ数値とその計算が本当に正しいのかを確認しなくてはいけません。この時に便利なのが、計算式が本当にあっているかを確認できる機能です。上部メニューから数式タブを選択して参照元のトレースをクリックすると、それだけで計算式を確認することが可能です。間違いのチェックが容易になりますので、確実に仕事の効率化に繋がります。

 

列幅を自動で修正!書式メニューの「選択範囲に合わせる」

次に便利なのが、列番号の幅をきちんと揃える機能です。エクセルを利用していると、打ち込む列の幅が単語や数値の長さによってバラバラになってしまうことがあります。自分だけが利用するのならば問題はありませんが、他の人も一緒に利用するときには見やすくした方が良いです。この場合には、表全体を選択して書式メニューの列を選択し、選択範囲に合わせるをクリックすると綺麗な列になります。

 

自動でデータ入力ができる「オートフィル」

そして最後にオートフィル登録です。決まった形式や順序でデータを入力したいときには、あらかじめその設定を登録しておくことで高速に作業を行うことができます。

 

 

初心者がエクセルの使い方を覚えるのにおすすめの方法とは?

初心者がエクセルの使い方を覚えるためには、簡単な事から文書入力や表計算から始めることです。確かに、エクセルには様々な機能が付いていますがいきなりそれらの機能を利用しようと考えると反対に混乱してしまうことになります。

しかし、エクセルは元々文書作成やグラフ表記に長けているソフトウェアですので、同じ会社が提供しているワードソフトと同じような機能も使えます。ですから、まずは文書を作成して視覚的なグラフを作っていくことから始めた方がわかりやすいです。

代表的な表計算の機能も、その流れで使えるようになってきます。特に、グラフ作成を行うときにはどのパターンのグラフを使うのかを使い分けることができるようになっていることが大切です。

たとえば、エクセルには単純な棒グラフや折れ線グラフだけではなく、散布図なども存在します。ビジネス上では様々な用途で利用されるため、どの状況にも対応できるようにしておくことが大切です。文書作成とグラフの表記を理解しておけば、エクセルの基本はわかりますのでいきなり難しいことをする必要はありません。必要な時に、ショートカットキーやエクセル関数などを使って自分の作業の能率を上げていけば良いのです。

 

エクセル関数とは?初心者におすすめの使い方

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関数とは、表計算やその中に存在する複雑な計算をたった一つの数式で簡単に記述できる仕組みのことを意味します。

こうした表計算の便利な仕組みを利用できるのが、エクセル関数の魅力です。たとえば、SUM関数と呼ばれる機能があります。これは、指定したセル内の数字の合計を簡単に計算できます。

 

便利な関数!オートSUM

たとえば、Aという特定の列全体を計算したい場合には、SUM関数にその旨を入力することで簡単に数字を算出できます。初心者の場合は、こうした簡単な関数を覚えて計算を楽にすることがおすすめです。

 

 

 

 

エクセル初心者が覚えておくべきショートカットキーとは?

ショートカットキーのボタンについて

エクセルは表計算を行うためのソフトウェアですので、実際に数値を打ち込んでいくときには何度も同じ作業を繰り返していかなくてはならない面倒な点もあります。こうした面倒な点を解消してくれるのが、ショートカットキーです。

おすすめショートカットキー一覧

  • Ctrl+C →コピー
  • Ctrl+V→貼り付け
  • Ctrl+X→切り取り
  • Ctrl+S→保存
  • 範囲選択後、Ctrl+Enter→選択した範囲全体にコピー&ペースト

 

例えば、全てのセルに同じデータを入力したいときにはそのデータを入力したい範囲を選択してから数値を入れ、コントロールキーとエンターキーを押すと一気にすべてのデータを入力することが可能です。ショートカットキーを覚えれば、マウスとキーボードで行き来しなくても良くなるので作業効率が一気に向上します。

 

 

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