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就職に有利!企業・会社が求めるエクセル操作ができる人の基準とは?

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マイクロソフト社の表計算ソフトExcelは、ほとんどの会社で使われています。

もしこれから就職、転職する際にも、求人票の求める人材欄にエクセル操作ができる人、と記載がある会社は多いはず。

会社がどの程度のエクセルスキルを求めているのか、自分がどうのくらいできるのかを、どう伝えたらいいのか?を知っておくことが、就職、転職する際の成功の秘訣です。

ここでは企業がどのくらいのエクセルスキルを求めており、面接でどうアピールすればよいかを記載しました。これから就職、転職でエクセルを学びたい方には参考になるはずです。

会社ではこんなエクセル操作ができる人材を求めている

エクセルにも様々な機能がありますので、「できる」と言っても求める基準は会社によって違います。簡単な表計算と関数だけでいい会社もあれば、VOOLKUPのようにデータの中から検索する関数を利用して表を作れるレベルが必須な会社、マクロが組めるスキルを求める会社などさまざまです。

一般的な会社の事務作業で求められるエクセルの操作は、そんなに高難易度のものはありません。表やグラフが作れて見やすい資料が作れるのであれば問題ないでしょう。ピポットテーブルを使って集計したり、いくつかの関数を活用したりできれば十分なレベルと言えます。

 

作業スピードが大事。

ただしエクセルでの作業にあまりに時間がかかってしまっては評価されません。会社で評価されるためには、エクセルでの作業スピードがとくに大事です。何かデータを入力するなら、タイピング速度が全体の作業効率に大きく関わってきますし、ショートカットを駆使すれば同じ機能を使う速度も大幅にアップできます。たくさんのファイルを扱うこともありますので、エクセル操作以外にもファイル・フォルダを管理する能力も重要です。

操作は業務の中で慣れていけますが、操作で分からないことが出るたびに他の社員に聞いていては、信頼をなくすこともありえます。表作成や簡単なある程度の関数の知識は身に付けてから就業するのをおすすめします。

ここまではできるようになろう!覚えるべきエクセル操作スキルの基準

表を作る目的はいろいろありますが、それらのデータは最終的に計算してグラフにするなど、計算がつきものです。エクセルで利用できる関数の中でも、下記の計算や数を数える関数が使えるといいですね。

最低限知っておくべき関数の一覧

  • SUM
  • SUMIF
  • AVERAGE
  • IF
  • COUNTIF

本やネットで調べなくてもエクセルにはヒントが表示されますので、ある程度使い方を知っていれば応用して利用することもできます。すべてを丸暗記する必要はありませんが、必要な時に何を使えばいいのかを知っておくことが重要です。

社内で複数の人がエクセル操作をするとき、ひな形が作れるくらいのレベルがあると貴重な人材として重宝されます。データの入力であればやり方さえ覚えてしまえば誰でもできますが、ひな形の作成はある種クリエイティブ的な一面もあり、誰でも簡単にできるものではありません。

使いやすさを求めて既存のエクセルファイルを改善できるくらいのスキルがあると良いでしょう。エクセルが使える人という条件で募集をかけるからには、社内にはエクセルを使って仕事をしなくてはならないシーンがたくさんあることを意味します。

評価されるポイント

良いひな形が作れれば、他の社員の手間を大幅に削減でき、喜ばれ、評価されるでしょう。

 

面接でエクセルはどのくらいできるの?と聞かれたら、こう答えよう!

面接で相手の履歴書を確認する採用企業の担当者写真

面接では、自分のエクセルのスキルについて、得意なものを3つ答えましょう。たとえば表作成、基本的な関数、グラフ作成はしっかりとできます、といった答え方をすれば、相手もスキルを把握しやすくなり、コミュニケーションが取れることでアピールしやすくなります。

ここでマクロVLOOKUP関数、など具体的な機能の名前が出せると、話がより具体的になり、相手にしっかりと印象付けられます。

履歴書でエクセルが使えると書いたとしても、どの程度のレベルまで使えるかしっかり書くスペースもありませんし、基準となるものがわからないため面接を受ける側もどう書いてよいか悩むかもしれません。パソコン操作スキルが把握できない場合、面接でエクセルがどの程度使えるのか聞かれますので、しっかりと答えられるようにしておきましょう。

面接での貴重な時間を使って聞いてくるくらいですので、ある程度高い水準の技術力は求められています。作業を自動化できるような応用力があると伝われば、当然採用率も高くなるはずです。

 

できないことはできないといった方がいい場合も。

ただし使えもしない機能を使えるかのように話してしまうのは非常に危険です。就職に成功していざ業務を任されたとき、求められるもののレベルが高すぎて仕事にならなくなってしまう危険性があるからです。

 

資格取得もわかりやすい判断材料に。

エクセルのレベル水準を示すために、資格を取っておくのも良いでしょう。もし資格を持っていれば、面接で聞かれたときに資格があると伝えることができるため、面接をする側としてもエクセルのレベルがどの程度なのかわかりやすくなります。同様に職業訓練など、何か講座を受講した経験があるのであれば、そうした経験の話をするのも良いでしょう。

 

就業前に絶対覚えておきたいエクセルの関数とは?

SUM関数など最も基本的な関数は使えて当然だと思われますので、応用に使える関数まで理解しておくようにしましょう。表の中では様々な条件によってデータを選び出す必要がある場合も多いので、COUNTIFSやIFERRORなどのIF文を理解しておくと仕事もしやすいでしょう。条件をくわえれると、表がおかしくなるのも少なくなります。

また、条件付き書式のように表を見やすくする機能も使いこなせると、データを作るときの人間によるミスを減らせるため、余裕があればこちらも覚えておきましょう。

 

ピポットテーブルは覚えておくとものすごく便利

データが少ない場合は簡単に結果を出せますが、データ量が多くなればなるほど分析に時間がかかります。

そこで便利なのがピポットテーブルです。ピポットテーブルではクロス集計することができ、様々な視点からデータを集めることができます。集計する項目を絞り込めば、本当に必要なデータだけを見やすく並べることができ、その結果ビジネスに生かせる様々な数値が見えてきます。ビジネスで重要なのが、こうしたデータをうまく活用できるかどうかです。

ピポットテーブルは基礎というよりはエクセルの応用技術です。ここまで使えるのであれば胸を張ってエクセルができると言っても良いでしょう。

 

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