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Excel(エクセル)講座

【初心者におすすめ】エクセル関数に必要な基本知識とは?

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エクセルはビジネスにおける代表的な表計算アプリケーションとして世界中で普及しているため、ビジネスに必要最低限のスキルのひとつです。

主な機能は表計算やグラフ作成、簡易データベース機能などいろいろありますが、何れもそれらの基本となっているものは「エクセル関数」です。

エクセル関数とは複雑な計算を簡単に利用することができる機能で、簡単なものから非常に複雑なものまでありますが、基本を理解すれば難しい計算を簡単に処理することができるようになります。

 

初心者におすすめ!エクセル関数の基本とは?

ビジネスシーンにおいてよく使われるエクセル関数の代表的なものは数値を合計する「SUM」がありますが、エクセル関数初心者が必要な基本を学ぶには最適な関数です。

オートSUMで学ぶエクセル関数のメリット

たとえばA1とB1のセルに数値が入力されていた場合、C1のセルに

少ない個数の足し算なら、関数を使わなくてもできる

=A1+B1

と入力すれば合計値は得られますが、もし、合計しなければならないセルが多い場合、セルごとに足していくと計算式の入力完了までに時間がかかってしまいます。

計算が多いと大変

足し算を行うデータの個数が多いと入力が多くなり大変です。

A列からG列までの足し算をするなら、イコールを入力したあと、A1~G1まで個別に選択しないといけません。これでは、一つずつ選択するのが大変です。また一つずつ選択する際に、間違えてちがうセル(マス目)を選択してしまう可能性もあります。

 

 

そこで便利な関数、オートSUMが登場!

オートSUMの入力画面の画像

オートSUMのボタンを押すだけで、複数のセルが一瞬で計算できる計算式が入れられます。関数って便利ですね。

= SUM(B1:G1)

 

エクセルの関数は3つの要素でできている。

この場合のエクセル関数としてSUMがありますが、関数の基礎知識として「構文」を理解しておくことが必要です。構文とは数学でいう「公式」に当たる部分で、関数の数だけ構文が存在します。構文はイコール記号と関数名、引数の3要素で構成されています。

エクセル関数の3つの要素

  • イコール記号
  • 関数名
  • 引数

関数を使う際のルール

  • 関数名の前には必ずイコール記号を付ける
  • 引数は関数名によって異なりますが、複数の引数がある場合はカンマで区切る

 

この形式さえ覚えてしまえば「関数の引数」ダイアログを使うことによってエクセル関数を使いこなすことが出来ます。A1+B1の合計を計算するSUMの場合、構文としては「=SUM(A1:B1)」となり、これをC1のセルに入力することにより合計値を得ることができます。カッコ内のB1を違うセルにすることにより、セルの数に関係無く簡単に合計値を計算できます。最初は使える関数は少なくても、基本と基礎知識を身に付ければ難しくはありません。使い慣れればエクセル関数の便利さにきっと気付くことでしょう。

 

関数はどう便利?具体例について

たとえばお店や会社を運営していると、取り扱いをしている商品についての在庫管理をしっかりしなければなりません。一般的な販売管理ソフトの場合、導入コストが高い傾向があるので、低予算で簡単に在庫管理を行うにはエクセルでの管理がおすすめです。

 

在庫管理でエクセルが活用できる!

エクセルの場合、お店や会社で使っているパソコンに元々導入されていることが多いので、完全に無料で使うことも不可能ではありません。

 

たとえば入力する項目で欠かせない内容は、商品名を挙げることができ、一覧表で最初は全ての商品名を入力することが必須要件です。縦に入力する方法で見やすい表にすることができます。次に横の項目には仕入れ数と販売数を表記できる欄を設けることも欠かせません。ここで注意したい内容では、別ファイルとして作った表を保存することが良い方法です。

例えば日付をしっかりと入力して、過去歴などを明確にしておく方法で、在庫管理をエクセルでスムーズに入力できることの他、過去歴をチェックして商品の売れ行きなどを把握できます。

また、エクセルはほとんどの会社で使われているメジャーなソフトウェアなので、操作に慣れている方もおおく、引継ぎの際もスムーズに進められます。

マクロと関数ってどう違うの?

エクセルの機能としてマクロというものがあり、素人の場合では難しいと感じてしまうこともありますが、このマクロ機能を盛り込むことにより、自動集計などを簡単にエクセルで使うことができます。業務がかなり効率よくなるため、少しでも勉強をしてみることをおすすめします。関数との際立った違いは、「マクロ」のほうがよりできることが多い点です。

データベースやメールソフト、パワーポイントとの連携など、できることがぐっと広がるのが、マクロを使うメリットです。

 

ひな形を変更して、書式をつくるのもアリ。

どうしても自主的に在庫管理の表を作成することができない方のケースでは、インターネット上で検索してみると、既に完成度の高い在庫管理の雛形を入手することができるので、ダウンロードを行ってお店や会社のパソコンで自由に使うことができます。この方法ならば、新商品が入荷した場合でも、直ぐに入力を済ませられるので安定した在庫管理ができます。

ただし、ひな形がどうやって作られているのかが分からないと、操作ミスで計算式が消えてしまった場合に、困ってしまいます。ひな形をつかう場合も、どうやってそれを作るのかが分かった上で使用しましょう。

まとめ

エクセルの関数をつかえば、作業スピードがあがるため、仕事の効率がよくなります。もし関数をもっと使いこなしたい!という方は、お問い合わせください。

 

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